De bonnes raisons pour laisser des traces de votre travail.

Un entrepreneur, et bien souvent ceux qui offrent des services de consultation, sont régulièrement invités à renouveler ou acquérir des certifications pour les crédibiliser ou les habiliter à remplir certaines tâches professionnelles. Dans les autres secteurs entrepreneuriaux il arrive aussi de faire un retour sur l’exercice du métier pour améliorer le produit ou le service. Les formulaires de demande de permis ou de certifications font appel à un compte rendu des activités sous divers angles : horaires, financiers, qualitatif, quantitatif etc. Le cas échéant le premier réflexe, qui n’est jamais loin du découragement ou de l’agacement, est de se demander où trouver les précieuses informations requises pour l’étude des dossiers.

Si vous ne l’êtes pas déjà il va vous falloir vous adapter à une nécessité du monde des affaires : l’organisation personnelle et la prise de note. Ces deux défis ont un impact significatif quand viennent le moment de ces évaluations, compte rendus et autres rapports. Voici quelques astuces pour toujours être prêt à fournir un état des lieux de votre activité à une partie prenante de votre projet d’affaire :

  1. Utilisez un agenda pour noter tous vos rendez-vous en indiquant la durée et parfois le lieu et le thème dans le titre ou le contenu. Il est parfois demandé de faire un compte d’un certain type d’activité que vous avez entrepris.
  2. Faite de court rapports de vos rencontres et ne négligez pas les minutes de réunions (aussi bien que les ordres du jour). Vous pourrez vous y replonger pour retracer l’historique de certaines décisions.
  3. Identifier des phases à votre travail. Si vous avez un contrat qui vous fait accomplir des tâches régulières organiser les pour pouvoir déterminer le temps passé sur chacune. Par exemple pour une semaine de 35h de prestation. Vous pouvez réserver 2 jours (14 heures) au suivi de clientèle ou le Customer Relation Management. Si vous êtes amenés à justifier de cette compétence, relevez tout simplement le nombre de semaine pendant lesquels vous avez réservé ces deux jours aux clients. CQFD!
  4. Les parties prenantes sont souvent friandes de chiffres et de nombres à des fins statistiques pour évaluer votre performance et vous comparer à la concurrence. Soyez donc rigoureux. Si vous faites des conférences notez le nombre de participants (n’oubliez pas la liste de contact!!!). D’après votre agenda vous pouvez identifier le nombre d’activité, les heures et surtout les thèmes. Ne dissocier pas le quantitatif du qualitatif vous devez pouvoir justifier pourquoi vous avez passé une certaine partie de votre temps à cette activité. Les notes viennent alors en renforts. Faites un rapport au mois ou au trimestre pour vous-même ou à diffuser. Ce rapport peut avoir d’avance le format qui vous sera demandé par votre plus importante partie prenante. Cela montrera votre dynamisme et votre souci de transparence. Trop de travail? Votre concurrent a sans doute plus de hargne que vous. N’oubliez pas les économies mondiales sont en compétition!
  5. Enfin entretenez régulièrement un journal de vos dépense et recettes. Faites-en l’analyse en temps réel pour corriger les mauvaises tendances et prendre des décisions plus en accord avec les possibilités et les ressources de votre entreprise. Un bon gestionnaire d’entreprise doit être au courant de la situation globale de sa structure avant de prendre des risques financiers et investir dans un projet avec son intuition d’entrepreneur.

Comme un petit poucet soucieux de retrouver son chemin en cas de péril soyez prompte à laisser des traces dans votre activité quotidienne pour aider à l’analyse et au compte-rendu à des stades cruciaux de la vie de votre entreprise. La performance est un stade avancé de l’entrepreneuriat informel ou ethnique. Elle implique un relevé minimal de points d’activité pour servir d’indicateur et guider dans la prise de décision.

« L’entrepreneur doit engager son action dans la durée et sortir des ornières de la substance quotidienne pour s’investir dans l’horizon du patrimoine communautaire »

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